安否確認訓練とは？
安否確認訓練とは、実際の災害を想定して平時に行う防災訓練の１つです。企業ごとに定めた安否確認方法に則って訓練を実施し、その方法や手順が本当に適しているのか、全従業員がきちんと対応できるかなどの確認を行います。
なお企業における安否確認とは、従業員や家族の生存・負傷の有無、現在地などの確認を意味します。万が一災害が発生した際に、迅速かつ正確に従業員の安否確認を行うために、安否確認訓練は必要不可欠なものです。
企業における安否確認訓練の目的
近年、BCPの有効性が叫ばれています。BCPとは日本語で「事業継続計画」のことで、自然災害をはじめとした有事の際に事業を継続するための計画をいいます。
しかし、計画は立てただけでは意味がありません。実際に計画を実行に移すときが来た際、初めて不備に気づくおそれがあります。そのような事態に陥らないためには、計画を試験的に実行に移し、より隙のない計画へとブラッシュアップしなければなりません。
安否確認訓練も、その一環として行うべき訓練です。例えば、訓練を行うことで安否確認ツールの扱いに習熟できます。また、マニュアルがどこにあるのか、どこに何が記載されているのかなどを、従業員に周知することにもつながります。これらに慣れていれば、有事の際に冷静な対処が実現するでしょう。
企業における安否確認訓練の重要性
BCPは、自社の利益のためだけに立てるものではありません。有事の際に企業が早急に事業の体制を立て直すことは、社会的責任の観点からも重要な意味をもちます。
例えば、自然災害が発生した際、店舗には一般の客がいる可能性があります。その際、適切にBCPを策定できているか否かによって、客の安否も大きく左右されるでしょう。万が一大きな被害を出せば、法的責任を問われることになります。
また、企業同士の連携においてもBCPは重要です。例えば、自社が早急に体制を建て直せても、取引先の立て直しが遅れていたのでは、スムーズな事業の再開は困難です。適切なBCP策定を怠ることによるデメリットを被るのは、自社だけではないと認識しておかなければなりません。
このような意味でも、安否確認訓練は実施しておくべきです。訓練を重ねて周到な準備を重ねていることが分かれば、取引先や顧客を安心させられます。
企業における安否確認訓練を行う手順
安否確認訓練は、一般的に以下の手順で実施します。注意点とともに確認しましょう。
- １．自身の安全確保
- 机の下に隠れるなど、頭部を何かで守ります。
- ２．自身と周囲の人の状況確認
- 自分と周囲の人が怪我をしていないかを確認します。負傷者がいる場合や火災が発生した場合は、救急・消防へ連絡しましょう。
- ３．建物の確認
- 破損や倒壊などの大きな損害のほか、扉の開閉やエレベーターの稼働状況、電気や水道といった設備の状態を確認します。窓ガラスの破片が散乱しているなど、危険な区域には人が立ち入らないように制限しましょう。
- ４．責任者への報告
- ここまでに確認した事項を責任者に報告します。責任者は収集した情報を基に具体的な対策を考え、建物のなかにとどまるのか、それとも外に出るのかなどを判断します。このとき必要な連絡網は事前に決めておきましょう。
こうした安否確認訓練は、日時を決めて行うほか、抜き打ちテストとして告知なく行うのも有効です。告知をしていなくても適切な安否確認ができる状態が理想的です。
安否確認訓練のシナリオ作成方法
安否確認訓練を実施する際、毎回同じ訓練を繰り返していれば、次第に形式的になってしまうでしょう。安否確認訓練をより有益なものにするためには、シナリオ作成がおすすめです。ここでは、４つのシナリオ作成方法を紹介します。
１.BCPに沿ったシナリオを作る
安否確認訓練のシナリオは、BCPに則って作成しましょう。訓練を行うなかで、計画に矛盾がないか本当に活用できるのかといったBCPの有効性を確認できます。特に総合訓練は、BCPのブラッシュアップにつながります。
２.さまざまな時刻を想定したシナリオを作る
災害は、いつどのようなタイミングで発生するか予想できません。例えば仕事中に大地震が発生する可能性もあれば、自宅で就寝中に火災が起こる可能性も考えられます。災害発生時にとるべき行動は現在地によって異なるため、発生時刻ごとに安否確認訓練のシナリオを用意する必要があるでしょう。
３.災害の種類ごとにシナリオを作る
災害と一言でいっても、地震・台風などの自然災害や事故・火災などの人為災害など、災害の種類はさまざまです。安否確認訓練は災害ごとに実施するだけでなく、発生場所・規模などの災害状況を細かく設定し、あらゆる状況下に備えましょう。
４.シナリオは定期的に見直す
事業規模の拡大などに伴って、一度作成したBCPを修正することは十分にあり得ます。BCPを変更したら、安否確認訓練のシナリオも忘れずに更新しましょう。また、訓練のマンネリ化を防ぐためにも、シナリオは定期的に見直すことをおすすめします。
安否確認訓練でよくある課題と失敗例
安否確認訓練は多くの企業で実施されていますが、実際には「形だけの訓練」になってしまっているケースも少なくありません。ここでは、企業でよく見られる課題や失敗例を紹介します。
回答率が低く、実態を把握できない
安否確認訓練では、従業員からの回答率が重要です。しかし、メールや電話など単一の手段に依存している場合、通知に気づかない・見落とすといった理由で回答が集まらないケースがあります。回答率が低いままでは、実際の災害時に誰の安否が不明なのか判断できず、初動対応の遅れにつながります。
連絡手段が限定されており、緊急時に機能しない
「メールのみ」「電話連絡のみ」など、連絡手段が限定されている企業も多く見られます。しかし、災害時には通信インフラが不安定になり、特定の手段が使えなくなる可能性があります。複数の連絡手段を用意していない場合、安否確認そのものが機能しないリスクがあります。
回答の集計・管理に時間がかかる
手動で回答を集計している場合、Excelへの転記や確認作業に時間がかかり、迅速な状況把握が困難になります。特に従業員数が多い企業では、管理担当者の負担が大きくなりがちです。災害時はスピードが求められるため、集計に時間がかかる運用は大きな課題といえるでしょう。
訓練が形骸化している
定期的に訓練を実施していても、毎回同じ内容で実施していると、従業員の緊張感が薄れ、形式的な対応になりがちです。また、結果の振り返りや改善が行われていない場合、実際の災害時に訓練の効果が発揮されない恐れがあります。
夜間・休日など現実的なシナリオを想定できていない
多くの訓練は業務時間内に実施されますが、実際の災害は時間を選びません。夜間や休日、通勤中などの状況を想定していない場合、現実とのギャップが生まれます。その結果、実際の災害時に想定外の事態が発生し、対応が遅れる可能性があります。
担当者に依存した運用になっている
安否確認の運用が特定の担当者に依存していると、その人が不在の場合に対応できなくなるリスクがあります。属人化した運用は、災害時の混乱を招く要因の一つです。
手動運用では限界がある
これらの課題の多くは、手動での運用やアナログな管理体制に起因しています。特に従業員数が多い企業や拠点が分散している企業では、従来の方法では迅速かつ正確な安否確認が難しくなります。こうした課題を解決するために、近年では安否確認システムを活用した効率的な訓練・運用が注目されています。
企業の安否確認をスムーズに行う方法
安否確認の成否を大きく左右するのが連絡手段です。例えば、１対１でしか会話できない電話でスムーズな安否確認を行うのは困難でしょう。そこで有効なのが安否確認システムです。その名のとおり安否確認を行うためのITツールで、スムーズな確認を実現する機能を豊富に備えています。
例えば、代表的なのが連絡の一斉送信機能です。メールやSMS、アプリによるプッシュ通知などを、登録している従業員全員に一括送信できます。そのほか、Web上でのアンケート機能や掲示板機能を使えば、メールや電話が通じない環境下でもスムーズな安否確認が可能です。
以下の記事では、安否確認システムについて詳しく解説しています。おすすめ製品の価格や機能などについて比較して紹介しているため、興味のある方はぜひご覧ください。
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企業が安否確認訓練を行う際のポイントと注意点
安否確認訓練をより有益なものにするためには、以下の２つのポイントを把握しておきましょう。
- ■入念に事前準備を行う
- ■安否確認システムの訓練を行う
まず、安否確認訓練のための事前準備は入念に行いましょう。訓練当日にスムーズに進行できるよう、管理者はシミュレーションを行い、参加者には訓練の概要や目的などを事前に説明しておきましょう。
また、安否確認システムを導入した場合は、システムを利用した訓練が必要です。いざというときに使い方がわからなければ、導入した意味がありません。システムに慣れるためにも、定期的な実施をおすすめします。
安否確認訓練を実施し、災害時の対応力を強化しよう！
安否確認訓練を行うことで、BCPの有効性を検証できます。また、有効性を明らかにすることで顧客や取引先に安心感を与え、社会的責任を果たすことにもつながります。安否確認訓練の主な手順は以下のとおりです。
- １．自身の安全確保
- ２．自身と周囲の人の状況確認
- ３．建物の確認
- ４．責任者への報告
また、安否確認システムがあれば連絡が円滑化します。訓練と体制の整備を入念に繰り返し、いざというときに備えましょう。
