納品書は領収書の代わりに使用できる？
基本的に納品書は領収書として処理できません。納品書は領収書と同様の項目が記載されていることもありますが、代金を支払った証明にはなりません。基本的には領収書として利用することはできないため注意してください。
一方で、税務調査を実施するときには、取引先と企業間取引があった事実を証明する書類が必要です。このとき、納品書は取引の事実を証明する書類として利用できるため、大切に保管しましょう。
なお、商品の注文から納品にかけて発行される書類には、発注書・受注書・請求書などがあげられます。これらも納品書と同じく領収書の代わりにはなりません。
納品書兼領収書として発行されている場合は問題ない
基本的に納品書は領収書として利用することはできませんが、「納品書兼領収書」であれば問題ありません。納品書兼領収書は基本的に料金の支払いが完了している場合に発行されます。
そのため、前払いの取引で用いられます。納品書兼領収書を発行する場合は、領収書である旨と「下記料金を領収致しました。」という文言を入れてください。
納品書と領収書の違い
まずは納品書と領収書の違いを見ていきましょう。
納品書：商品が納品された際に発行される書類
納品書とは商品が納品された際に受注者から発行される書類であり、現物と注文内容を確認するために存在します。場合によっては納品書ではなく、請求書が納品書の役割を果たしていることも多いでしょう。
原則として納品書は発行義務はなく、サービスを提供した場合など、納品書が発行されないことは少なくありません。しかし、納品書があれば商品を受け取った側が内容に間違いがないか確認できるため、相手に安心感を与えられます。 また、納品書に見積書や契約書と同じ内容を記載することで、トラブルを事前に防ぐことが可能です。このような理由から納品書を発行した方がよいとされています。
領収書に記載される項目は以下が一般的です。
- 領収書の宛名
- 領収書の発行日
- 金額
- 但し書き
- 発行者の会社名、住所、電話番号
領収書：代金を支払った際に発行される書類
領収書は発注者が代金を支払った時に受注者から発行される書類であり、支払いを証明して二重請求を防止する役割があります。領収書は納品書と違い、支払者から発行を請求された場合には発行する義務があるため注意してください。また５万円以上になる場合は、領収書に印紙が貼られていることも確認しましょう。
領収書は、会社法で10年間保存するよう定められているほど大切な書類です。そのため、領収書を受領した側は、自社に合う保管方法を吟味する必要があります。
なお、納品書に記載されている項目は以下が一般的です。
- 納品書の宛先
- 納品書の発行日
- 納品した商品やサービスなどの内容、数量
- 納品した商品、サービスの単価と合計金額
- 納品社の会社名、住所、電話番号など
領収書が発行できない場合
領収書が発行してもらえない場合もあります。これらのケースには注意しましょう。以下の場合が領収書が発行されない状況に該当します。
- 電車やバスなどを利用した時の交通費
- 関係先のお祝いなどのご祝儀、香典などの出費
- 自動販売機などで購入して振る舞った飲み物代
- 個人のクレジットカードでダウンロードしたアプリケーションの代金
領収書がない場合に代用できる書類
最後に、領収書がない場合に代用できる書類を見ていきましょう。
クレジットカードの利用明細書
クレジットカードの利用明細書は各種支払いを確認するために発行されています。利用明細書は支払いの事実を証明する能力をもつため、領収書代わりとして利用可能です。他にもクレジットカードの請求明細も領収書として利用できる場合があります。
しかし、請求明細書は請求元ではなくカード会社が発行しているため、領収書として扱うことはできません。原則として領収書か利用明細書を管理するようにしてください。
銀行の振込明細書
銀行を使った取引の場合は、振込明細書が発行されます。この振込明細書は支払先と支払元、金額を確認できるため領収書の代わりとして利用可能です。
レシート
レシートも代金を支払った証明になるため、領収書の代わりとして利用できます。しかし、レシートは期間が経過すると印刷が消える可能性があります。ノートに貼付するなど、適切な方法で保管するよう気をつけましょう。
通販などの確認メール
通販で料金を前払いした場合には、支払いを確認してから発送されることがほとんどです。ショップから「支払い完了メール」などが届きますが、このようなメールも領収書の代わりにできます。通販サイトによっては領収書の発行を受け付けていないこともあるため、確認メールを代わりにすることが可能です。
ご祝儀袋の表書きコピー、香典返しのあいさつ状
お祝い金や香典は支払った際の証明になるものが、領収書の代わりにできます。ご祝儀袋の表書きコピーや香典返しのあいさつ状で支払いを証明することが可能です。
また、パーティーの会費などは招待状や告知メールを領収証として代用できます。
負担を軽減するには経理アウトソーシングがおすすめ
領収書や納品書の管理、仕訳処理、法対応など、経理業務は日々の積み重ねで大きな負担になりやすい業務です。特に近年はインボイス制度や電子帳簿保存法への対応も求められ、正確な処理と知識がこれまで以上に重要になっています。
こうした経理業務の負担を軽減する方法の一つが、経理アウトソーシングの活用です。専門知識を持つ外部のプロに業務を委託することで、ミスの防止や業務効率化を実現できます。
経理アウトソーシングを検討すべきケース
以下のような状況に当てはまる場合は、経理アウトソーシングの導入を検討するタイミングといえます。
- 領収書や納品書などの書類管理に手間がかかっている
- 経理担当者が少なく、業務が属人化している
- インボイス制度や電子帳簿保存法への対応に不安がある
- 経理業務に時間を取られ、本業に集中できていない
- ミスや処理漏れを防ぎたいが、チェック体制が整っていない
こうした課題を抱えたまま放置すると、業務効率の低下だけでなく、税務リスクの増加にもつながる可能性があります。早めに対策を検討することが重要です。
経理アウトソーシングを活用するメリット
経理アウトソーシングを活用することで、以下のようなメリットが期待できます。
- 専門家による対応で、仕訳や書類処理のミスを防止できる
- 経理業務の工数削減により、本業に集中できる
- 法制度への対応を任せられ、税務リスクを軽減できる
- 人件費や採用コストの削減につながる
- 業務の属人化を防ぎ、安定した運用が可能になる
経理業務は正確性が求められる一方で、専門知識や継続的な対応が必要な分野です。アウトソーシングを活用することで、効率化とリスク低減を同時に実現できます。
「自社に合う経理アウトソーシングサービスを診断してから資料請求したい」、「どんな観点で選べばいいかわからない」という方向けの診断ページもあります。
納品書と領収書の違いを理解し、正しい処理を行いましょう
納品書や領収書は税務調査で使われるため適切に処理しなければなりません。特に領収書の場合は、支払いをした証明になるため確実に保管することが求められます。しかし、納品書は領収書としては利用できません。
例外として納品書兼領収書であれば領収書として利用できます。他にも領収書の代わりになる書類は複数あるため覚えておきましょう。
経理業務は書類の取り扱いの知識や管理が必要になります。アウトソーシングサービスで信頼できる場所にお任せをしたい方は、以下より資料請求をしてサービス比較をしてみましょう。
