PMOとは
PMO（Project Management Office）とは、企業内の複数プロジェクトを横断的に管理・支援する組織です。主にプロジェクトマネジャー（PM）を補佐し、進捗管理、課題管理、品質・コスト管理、資料作成などの実務を支援します。
また、プロジェクト管理手法やルールの標準化、ノウハウの共有、人材育成などを通じて、組織全体のプロジェクトマネジメント力を高める役割も担います。個々のプロジェクトの実行主体ではなく、PMが円滑にプロジェクトを進められるよう支援することで、プロジェクト成功率の向上や経営目標の達成に貢献します。
PMOのプロジェクトへの関わり方
PMOは、プロジェクトによりポジションが異なり決まった形はありません。プロジェクトにひとり配属されることもあれば、複数のPMOが配属されることもあります。
プロジェクトにひとりのPMOが配属される場合は、PMが正しく意思決定できるようにサポートを行うことが一般的でしょう。プロジェクト全体がスムーズに進行できるよう推進や管理を行います。
またPMの補佐役だけではなく、事業部長やチームリーダーのサポートをするために複数人のPMOが配属される場合もあります。プロジェクト全体がスムーズに進行できるように、PMO同士で連携をとることが大切でしょう。
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PMとPMOの違い
PMとPMOの違いは、責任の置き方と視点にあります。
PMは、プロジェクトの総責任者で、重要事項の意思決定をし、全体をマネジメントする立場です。具体的には、プロジェクトメンバーの選定から案件受注、品質管理、進捗管理、コスト管理など幅広い業務を遂行、意思決定をします。プロジェクト全体を見通した上で、的確な判断が重要となるでしょう。
一方、PMOはPMが正しく意思決定するためのサポート、スムーズに進行するために推進や管理など多岐にわたる業務を担当します。対応する範囲を個々のプロジェクトに絞ることもあり、PMでは目が行き届かないところまで把握・管理をするため、さまざまなスキルが必要でしょう。
プロジェクトのスムーズな進行や品質管理、成功させるという目標は、PMもPMOともに同じです。
| 観点 | PM | PMO |
|---|---|---|
| 主な責任 | プロジェクト成果の達成 | 管理の仕組み整備・運用支援 |
| 視点 | 担当プロジェクト単位 | 複数プロジェクトを横断 |
| 主な成果物例 | 計画書、判断結果、成果物 | レポート様式、会議体、標準プロセス |
| 関係者との役割 | 調整と意思決定の中心 | 情報整理と運用設計の支援 |
PMOにおける３つの役割
PMOの役割は、プロジェクトの内容や規模により多岐にわたるでしょう。そこでPMOの代表的な３つの役割を紹介します。
１．プロセスの円滑化を行う「PMOアドミニストレーター」
PMOアドミニストレータとはPMO事務のことであり、プロジェクトに関するプロセスを円滑化します。プロジェクトを効果的に進めるための情報収集から共有、データ管理や会議のセッティング、予算管理や勤怠管理などさまざまな業務を行います。
これらの事務業務をPMOが行うことで、PMはプロジェクトの統括に集中できるでしょう。また、プロジェクトメンバーが個々の作業に集中できます。
２．ルール策定などを行う「PMOエキスパート」
PMOエキスパートはプロジェクトをより前進させるための役割を担い、ルールの策定やプロセスの改善などを行います。プロジェクト全体に関わるプロセスを大きく改善することで、期限に間に合うだけでなく品質も高くなるでしょう。
具体的には、プロジェクトに効果的なツールの開発や調達、プロジェクトに参加しているメンバーの教育など人材開発も行います。
３．マネジメント業務全般を行う「PMOマネジャー」
PMOマネジャーはPMに最も近い存在で、マネジメント業務全般を行う役割があります。複数人いるPMOのマネジメント、PMOメンバーの勤怠状況管理や教育、PMO組織の予算管理などが主な業務です。
プロジェクトを成功させるかどうかはPMOにかかっており、PMOマネジャーは最も上位に位置しているといってもいいでしょう。PMOマネジャーがいることで、プロジェクト環境の整備やルールの維持を行い、パフォーマンスを安定させることが可能です。
PMOを導入するメリット・デメリット
PMOを導入すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。
メリット：PMの負担を軽減できる
PMOを導入した場合、意思決定速度が向上し利益を追求したプロジェクトとして成功するというメリットがあります。大規模なプロジェクトにおいて、PMの負担は膨大なものになります。どれほどPMとしての力量が優れていても、ひとりの人間である以上限界があるでしょう。しかし、PMOを導入すればより細かいケアが可能になり、PMのプロジェクト統括、的確な判断に集中できます。
また、PMの力量に依存しがちなプロジェクト管理の方法を、複数人で共有できることにもメリットがあるでしょう。仮にPMが離職してしまっても、PMOという組織にはノウハウが残ります。こうして残ったノウハウは人材育成にも役立つため、長期的な視点で多くの利益をもたらしてくれるでしょう。
デメリット：コミュニケーション不全を起こすリスクがある
基本的に、人数が多いほど業務に費やせる労力も多くなります。一方、同時に求められるコミュニケーションの質や量も増えるのが難点です。
PMO同士のコミュニケーションはもちろん、PMや現場で働くメンバーとも綿密な意思疎通を図らなければなりません。しかし、異なる立場の人がコミュニケーションを取ると、意見の対立が生じる可能性もあります。PMOを導入することで対立が増加し、結果的にプロジェクトの円滑な進行を妨げることがあります。
PMひとりで管理できる小規模なプロジェクトであれば、PMOの導入にはほとんどデメリットしかありません。
また、PMOが主導権を握りすぎないように注意が必要です。なぜなら、中心的な立場でプロジェクト統括をするのはPMだからです。「船頭多くして船山に登る」と言われるように、PMと並んでPMOが主導権を握りすぎると、統率が取れなくなります。
PMOの導入方法
PMOの導入は、「社内に設置する方法」と「外部サービスを活用する方法」の大きく２つに分けられます。自社のリソースや課題、プロジェクトの規模に応じて最適な手段を選択することが重要です。
社内にPMOを設置する方法
自社内にPMO組織を立ち上げる方法です。既存の人材やノウハウを活用しながら、プロジェクト管理の標準化やナレッジ蓄積を進められる点がメリットです。自社の業務や文化に合わせた柔軟な運用が可能で、長期的にプロジェクトマネジメント力を強化できます。一方で、専門人材の確保や育成に時間とコストがかかる点には注意が必要です。
外部のPMOサービスを活用する方法
コンサルティング会社やPMO支援サービスを活用する方法です。専門的な知見や豊富な支援実績をもとに、短期間でPMO機能を立ち上げられる点が特徴です。大規模プロジェクトや緊急性の高い案件にも対応しやすく、社内リソースが不足している場合に有効です。ただし、コストが継続的に発生することや、ノウハウが社内に蓄積されにくい点には留意が必要です。
PMOに必要なスキルや資格
PMOに必要なスキル・資格は以下のとおりです。
- 【プログラミング】
- エンジニアと打ち合わせをするために必要です。知識として知っているだけでなく、開発経験があると理想的でしょう。
- 【文書作成】
- 進捗管理やコスト管理などで必要になる能力です。一般的に、Microsoft Office関連のソフトを用いるため、MOS資格があるとよいでしょう。
- 【顧客対応】
- 顧客と直接やり取りするため、接客能力が求められます。
これらのほか、幅広い知識が必要になります。多くの人と関わるため、専門用語や社会のすう勢などを知っていると適切なコミュニケーションが取れるでしょう。
PMOに向いている人の特徴
PMOの仕事には幅広いスキルや知識が求められますが、それ以上に「どんな人がこの仕事に向いているのか」という適性も重要です。ここでは、PMOとして活躍しやすい人の特徴を紹介します。
論理的に物事を整理できる人
PMOは進捗状況の把握や課題管理、会議のファシリテーションなど、多くの情報を扱う場面が多いため、物事を整理して論理的に考える力が求められます。複雑な状況でも冷静に判断し、関係者にわかりやすく説明できる人が向いているでしょう。
調整力とコミュニケーション力がある人
PMOはPMやチームメンバー、外部関係者など、さまざまな立場の人との橋渡し役になることがあります。意見が食い違ったときに冷静に調整し、プロジェクトを円滑に進められるコミュニケーション力が強みとなります。
柔軟に対応できる人
プロジェクトは状況が日々変化するため、PMOには柔軟に対応する力が必要です。急なスケジュール変更やトラブル発生時でも冷静に対応できる人、変化を前向きに受け入れられる人は、PMOとして重宝されます。
PMOを導入し、プロジェクトを成功につなげよう！
PMOとは、PMの活動を支援し、プロジェクトを成功に導く役割があります。PMだけでは担いきれない大規模なプロジェクトで導入され、さまざまなポジションで活躍します。ただし、PMOを導入するとコミュニケーションコストが増えるという難点があるため、プロジェクトの規模に応じて導入するかどうかを判断しましょう。
なお、PMOのような体制強化とあわせて、プロジェクト管理ツールを活用することで、進捗状況の見える化や情報共有を効率化できます。IT・製造・建設などプロジェクト型の業種が抱えがちな悩みを、製品資料でクリアにできる可能性があります。まずは資料請求（無料）して、現場業務を一歩先へ進めましょう。
